admin -
17/12/2024 -
113 lượt xem
Quản lý vận hành nha khoa: Quy trình tiếp đón khách hàng của bộ phận lễ tân nha khoa
Quy trình đón tiếp khách hàng tại phòng khám nha khoa đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng ấn tượng ban đầu và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Đây là bước đầu tiên giúp khách hàng cảm thấy thoải mái, tin tưởng và sẵn sàng hợp tác trong suốt quá trình điều trị. Bộ phận lễ tân không chỉ là cầu nối giữa khách hàng và bác sĩ mà còn là yếu tố quan trọng trong việc mang đến trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm và chu đáo.
Khi khách đến thăm khám tại phòng khám, khách hàng không chỉ quan tâm đến trình độ chuyên môn của bác sĩ mà còn chú ý đến rất nhiều yếu tố khác như thái độ của nhân viên, không gian phòng khám, cơ sở vật chất ở nha khoa và sự thân thiện của đội ngũ. “Quy trình đón tiếp khách hàng”, quy trình này thường là bộ phận lễ tân hoặc chăm sóc khách hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tạo sự tin tưởng cho khách hàng ngay từ những giây phút đầu tiên.
Ở bài viết này, Nha.edu sẽ chia sẽ với Nha khoa những bước cơ bản trong Quy trình vận hành phòng khám tiêu chuẩn.
Tại sao quy trình đón tiếp khách hàng quan trọng?
Xây dựng niềm tin và sự uy tín: Một nha khoa có quy trình đón tiếp khách hàng rõ ràng và chuyên nghiệp thể hiện rằng phòng khám có sự tổ chức và chuẩn bị kỹ lưỡng. Một dịch vụ đón tiếp tận tình, chu đáo giúp họ cảm thấy an tâm hơn khi quyết định thăm khám và điều trị.
Ghi nhận thông tin khách hàng: Trong quy trình đón tiếp khách hàng, lễ tân hoặc nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ thu thập các thông tin quan trọng của khách để hỗ trợ quá trình điều trị và chăm sóc. Việc ghi nhận đầy đủ thông tin giúp phòng khám hiểu rõ hơn về tình trạng sức khỏe của khách hàng, từ đó đưa ra phác đồ điều trị phù hợp và hiệu quả nâng cao trải nghiệm của khách hàng: Khách hàng sẽ cảm thấy thoải mái, không bị bối rối hay bất tiện khi đến phòng khám.
Một dịch vụ đón tiếp tận tình, chu đáo sẽ khiến khách hàng muốn quay lại và giới thiệu phòng khám cho bạn bè, người thân. Điều này có thể dẫn đến quảng bá tự nhiên cho phòng khám thông qua truyền miệng, từ đó giúp phòng khám thu hút thêm khách hàng mới mà không cần phải chi quá nhiều cho marketing online.
Các bước trong quy trình đón tiếp khách hàng ở nha khoa.
Quy trình đón tiếp khách hàng tại nha khoa có thể khác nhau tùy vào từng phòng khám và mô hình hoạt động. Tuy nhiên, có một số bước cơ bản mà mọi nha khoa đều cần thực hiện để tạo ấn tượng tốt và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Bước 1: Chuẩn bị trước khi khách hàng đến
Đảm bảo khu vực quầy lễ tân, phòng chờ sạch sẽ, gọn gàng: Điều này tạo không gian thoải mái, dễ chịu cho khách hàng.
Kiểm tra lịch hẹn của khách hàng: Xác nhận thời gian và thông tin lịch hẹn của khách để đảm bảo phòng khám không bị bỏ sót hay nhầm lịch hẹn của khách hàng.
Bước 2: Đón tiếp khách hàng
Có thể thấy hành trình trải nghiệm của khách hàng tại phòng khám sẽ có 3 điểm “thắt nút” là:
(1) Lúc khách hàng đến nha khoa:
Khi khách hàng đến, nhân viên lễ tân nên chào đón họ một cách thân thiện và chuyên nghiệp. Nụ cười và thái độ nhiệt tình sẽ giúp khách hàng cảm thấy được chào đón và trân trọng.
(2) Kiểm tra thông tin lịch hẹn:
+ Đối với khách hàng mới: Với khách hàng mới đến lần đầu, nhân viên Lễ tân hoặc Chăm sóc khách hàng cần tạo hồ sơ bệnh án mới. Bên cạnh, các thông tin cơ bản như họ tên, số điện thoại, địa chỉ, nhân viên lễ tân nên ghi chú thêm các thông tin liên quan đến lý do đến khám.
+ Đối với khách hàng đã từng đến nha khoa: Nhân viên lễ tân (chăm sóc khách hàng) sẽ kiểm tra thông tin lưu trữ tại phòng khám. Hiện nay có rất nhiều công cụ để lưu trữ thông tin của khách hàng. Nha khoa có thể sử dụng Phần mềm quản lý nha khoa hay excel, google sheet hoặc lưu trữ giấy.
Tuy nhiên để tiện lợi, nhanh chóng và an toàn, hầu hết phòng khám sử dụng Phần mềm quản lý nha khoa
(3) Khách hàng chờ khám
Sau khi có thông tin của khách hàng, nhân viên lễ tân (Chăm sóc khách hàng) hướng dẫn khách đến khu vực chờ khám. Trong lúc chờ khám, nhân viên lễ tân hãy trò chuyện với khách hàng. Việc trò chuyện với khách hàng không chỉ giúp khách hàng cảm thấy thoải mái hơn mà còn là cơ hội để nhân viên lễ tân hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
(4) Chuyển khách hàng đến khu vực điều trị
Cuối cùng, nhân viên lễ tân đón tiếp khách hàng sẽ dẫn họ đến khu vực điều trị. Hoặc bộ phận điều trị (trợ thủ, bác sĩ) sẽ dẫn khách hàng vào khu vực thăm khám.
Dựa trên hành trình trải nghiệm của khách hàng, phòng khám có thể tự thiết lập quy trình đón tiếp cho riêng nha khoa. Miễn sao nhân sự phụ trách quy trình này có kĩ năng và thành thạo tại mỗi bước
Để thực hiện được những điều trên, nhân viên Lễ tân hoặc chăm sóc khách hàng cần có những kỹ năng giao tiếp như thế trong hoạt động đón tiếp khách hàng được diễn ra chuyên nghiệp?
Hãy đọc bài viết tiếp theo: “Những kỹ năng giao tiếp cần thiết trong đón tiếp khách hàng Nha khoa”. Để giúp các Nha khoa tạo dấu ấn với khách hàng ngay từ Quy trình đón tiếp.
Ngoài ra, phần mềm quản lý nha khoa sẵn sàng hỗ trợ nhân sự trong quá trình lưu trữ, tìm kiếm thông tin khách hàng nhanh chóng, chính xác.
